Organiser et préparer votre équipe: Amélioration continue du contenu Web

Sur cette page

• Constituer votre équipe
• Mettre en place votre structure de gouvernance
• Planifier des approbations efficaces

Constituer votre équipe

Les projets d'amélioration du contenu Web nécessitent généralement la participation de nombreuses personnes. Différents rôles sont nécessaires pour assurer la coordination, la recherche, la conception et la mise en oeuvre.

Il existe différentes façons d'organiser votre équipe, et certaines personnes peuvent avoir plus d'un rôle, mais les rôles suivants devraient être couverts.

• direction et coordination du projet;
• recherche sur les utilisateurs et tests de convivialité;
• conception;
• experts en la matière;
• cadres supérieurs et décideurs.

Direction et coordination du projet

Le chef de projet :

• supervise le projet jusqu'à sa mise en oeuvre;
• s'assure qu'une stratégie de mesure de résultats est mise en place;
• comprend et planifie l'atténuation des obstacles qui empêchent la mise en oeuvre du projet;
• facilite les ateliers et les réunions pour que tout le monde travaille dans la même direction.

Le coordonnateur de projet veille à l'organisation de l'équipe, tient à jour les feuilles de calcul et la documentation et planifie les réunions.

Recherche sur les utilisateurs et tests de convivialité

Les projets d'amélioration fondés sur la recherche nécessitent des spécialistes impartiaux de la recherche sur la convivialité, capables de recruter des participants et d'effectuer des tests reproductibles avec plusieurs participants.

Les chercheurs en conception comprennent et découvrent les comportements et les attentes des utilisateurs grâce à diverses méthodes de recherche.

Ce groupe de personnes peut être constitué à l'interne ou par l'intermédiaire d'un tiers.

Conception

Les concepteurs de contenu se concentrent sur les améliorations à apporter au langage et à la façon dont le contenu est structuré ou affiché pour aider les gens à accomplir leurs tâches.

Les concepteurs d'interactions créent des prototypes et apportent leur contribution aux approches interactives susceptibles d'améliorer l'expérience de l'utilisateur.

Experts en la matière

L'amélioration du contenu doit se faire avec la participation d' experts en la matière , qui comprennent le sujet et ce qui doit être transmis au public. Ces participants peuvent être différents, selon le domaine :

• des experts en programmes et en politiques, afin de garantir une compréhension approfondie du contexte et de l'objectif visé;
• des agents de service de première ligne, qui peuvent être une source inestimable d'informations sur les besoins et les frustrations des clients;
• des développeurs et des collaborateurs du contenu;
• l'équipe de soutien Web et le responsable du thème Canada.ca concerné.

Cadres supérieurs et décideurs

Vous devez faire participer la haute gestion à l'approbation des décisions relatives au contenu, à la conception et aux interactions. Vous avez besoin de quelqu'un qui se fasse le champion de la mise en oeuvre une fois la recherche et les recommandations complétées. La conception de contenu Web axé sur la réussite des tâches peut entrer en conflit avec les pressions organisationnelles. Il est essentiel que la haute gestion soit impliquée rapidement et fréquemment, afin de comprendre les méthodes et de participer à l'élaboration des objectifs de projet appropriés.

Certains des risques les plus importants pour la réussite d'un projet sont les suivants :

• un manque d'expérience organisationnelle dans la conception de services du point de vue du client;
• les situations où plusieurs groupes de l'organisation peuvent être touchés par des changements dans la prestation des services;
• des tests de convivialité ou des analyses qui entrent en contradiction avec des approches qui soutiennent des priorités concurrentes (politiques, organisationnelles, réglementaires, etc.);
• des processus d'approbation trop longs et trop complexes.

Voici quelques-unes des meilleures façons de surmonter ces risques :

• impliquer la haute gestion rapidement et fréquemment;
  • nous recommandons d'impliquer la haute gestion dès le début du processus, ainsi que de manière fréquente pendant le projet;
• tenir la haute gestion au courant de la conception de services centrés sur l'humain, des méthodes de collecte de données et des tests de convivialité;
• partager les témoignages des utilisateurs, en particulier lorsque le public a du mal à utiliser les conceptions actuelles;
• identifier à l'avance les obstacles probables et adapter les discussions en conséquence.

Participation des approbateurs à la conception conjointe (blogue)

Mettre en place votre structure de gouvernance

Améliorer le contenu pour les gens signifie souvent des changements importants pour les organisations. Pour mener à bien un projet d'amélioration, les personnes qui y travaillent doivent s'entendre sur la finalité, l'approche et les objectifs.

Toutes les personnes concernées doivent être d'accord.

Vous devez avoir:

• un accord général sur ce que vous voulez accomplir avec le projet d'amélioration;
• une adhésion à l'approche centrée sur les personnes et fondée sur des preuves pour la prise de décision;
• une équipe de projet dotée des compétences adéquates et prête à travailler ensemble;
• un chef de projet et des rôles et responsabilités bien définis;
• une compréhension claire des obstacles potentiels à la mise en oeuvre et de la manière de les surmonter.

Ressource: Gabarit d'alignement de projet (Google Docs)

La gouvernance pour surmonter les obstacles

Une gouvernance efficace et délibérée peut contribuer à lever les obstacles qui peuvent entraver la réussite du projet.

Ces barrières peuvent inclure :

• Remettre en question la prise de décision et les chaînes de commandement traditionnelles par de nouvelles approches du contenu Web fondées sur la recherche.
• S'assurer que les bonnes personnes possédant les bonnes connaissances sont impliquées.
• Comprendre les relations entre la conception et la mise en oeuvre technique.

Une gouvernance de projet efficace lève toute ambiguïté quant à la responsabilité des décisions.

Conseils pour une bonne gouvernance

• Structurez votre équipe de manière à soutenir les objectifs du projet en veillant à ce qu'il y ait sensibilisation, acceptation, et capacité de produire un résultat qui corresponde à ce que les gens attendent de vous.
• Assurez-vous que les décideurs peuvent soutenir les approches qui ont été testées et dont l'efficacité a été prouvée.
• Pour atteindre les objectifs, vous aurez besoin de personnes occupant des rôles dans lesquels elles seront responsables :
  • de la mise en oeuvre le contenu amélioré;
  • d'utiliser les preuves pour guider les décisions;
  • d'engager efficacement les parties prenantes;
  • de comprendre et d'atténuer les risques;
  • de s'assurer que le sujet est bien compris par l'ensemble de l'équipe;
  • s'assurer l'acceptation de l'approche basée sur les preuves par les experts en la matière.

Exemple de modèle de gouvernance de projet

Planifier des approbations efficaces

Les processus d'approbation prennent souvent du temps. Il y a certaines choses que vous pouvez faire pour améliorer la situation.

Impliquez les approbateurs dès le début

N'attendez pas la fin du processus de conception pour demander l'avis des personnes qui approuveront le contenu. Impliquez toutes les parties prenantes dès le début du processus et identifiez les approbateurs dès le début.

Assurez-vous que toutes les personnes qui ont besoin de savoir sont au courant des objectifs et des délais du projet d'amélioration.

Concevez et réalisez des prototypes en collaboration

Ne concevez pas et ne réalisez pas de prototype tout seul. Dirigez des ateliers de conception de contenu auxquels participent toutes les personnes concernées par le contenu : experts en la matière, responsables des politiques, communications, conseillers Web, etc.

Utilisez des démonstrations pour montrer la conception aux personnes chargées de l'approbation

Au lieu de vous contenter de faire circuler un document Word en demandant des commentaires, faites régulièrement des présentations aux personnes qui approuveront le contenu. Montrez le processus, la recherche et le prototype, et démontrez en quoi cela constitue une amélioration.

Plus vous préparez le contenu avec soin avant les approbations, moins les approbateurs auront besoin de le modifier. Faites le nécessaire pour qu'il soit facile pour eux de donner le feu vert à la mise en ligne.

C'est à l'équipe de projet de faire les chose suivantes :

• examiner attentivement le texte dans les deux langues;
• vérifier la validité et l'accessibilité du code;
• vérifier le contenu codé pour détecter les liens brisés, le texte manquant, etc. (assurance de la qualité);
• préparer l'étiquetage pour l'analytique Web et les rapports de performance

Participation des approbateurs à la conception conjointe (blogue)