Portail de solution d'achats électroniques (SAE): Résumé de recherche
Le gouvernement du Canada achète pour plus de 23 milliards $ de biens et de services chaque année. Il utilise actuellement un processus d'acquisition exigeant en main-d'œuvre pour tous les participants. Il est encore en grande partie sur papier.
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) met en place une solution d'achats électroniques (SAE). Cela transformera le processus d'achat des acheteurs gouvernementaux et des entreprises canadiennes et du monde entier qui fournissent ces biens et services.
Le projet est une initiative pluriannuelle. Les processus existants seront modernisés grâce à la mise en place d'une plateforme unique basée sur deux solutions commerciales (les applications Ariba et Fieldglass de SAP).
Dans le cadre de la transition vers la nouvelle SAE, SPAC prévoit mettre en place un nouveau point d'entrée pour remplacer le site Web Achats et ventes existant.
Le rôle de ce nouveau site (AchatsCanada) sera d'appuyer des tâches comme d'apprendre sur l'approvisionnement du gouvernement, de découvrir comment devenir un fournisseur du gouvernement et de rechercher des occasions ouvertes à des appels d'offres concurrentiels (aussi appelés appels d'offres).
Entre avril et juillet 2019, le Bureau de la transformation numérique (BTN) du Conseil du Trésor s'est associé à l'équipe des SPAC responsable de la conception du nouveau site AchatsCanada.
Nous avons mis l'accent sur les besoins des entreprises nouvellement arrivées dans le domaine des marchés publics. Nous avons fait des tests auprès de petites et moyennes entreprises pas encore inscrites comme fournisseurs du gouvernement du Canada.
Établir une référence
Nous avons effectué notre test de référence sur le rendement des tâches sur le site Achats et ventes existant.
Dans cette étude de référence, 18 petites et moyennes entreprises ont effectué 158 tests. Les problèmes les plus fréquemment rencontrés par les participants étaient les suivants :
- complexité : le site contient beaucoup d'information, des pages surchargées difficiles à parcourir, de la terminologie technique et du jargon
- excès de liens : trop de liens éloignent les gens de la tâche qu'ils sont venus accomplir
- mauvaise convivialité de recherche : les options de la page d'accueil sont en fait des recherches prédéfinies pouvant comprendre un grand nombre d'occasions et d'avis d'attribution expirés
- les résumés des appels d'offres compliquent la distinction entre l'information pertinente et les renseignements moins importants
- l'information cruciale enfouie dans les PDF présente un obstacle important
- les liens PDF portaient des noms de fichier qui ne signifiaient rien pour les utilisateurs, de sorte que souvent, il n'était pas évident qu'il fallait les ouvrir pour trouver l'information pertinente.
Conception pour la réussite
Le prototype d'AchatsCanada a été développé dans Drupal. C'était la première fois que l'équipe du BTN utilisait Drupal au lieu de Github pour le prototypage. L'avantage de Drupal est son interface WYSIWIG (What You See Is What You Get [ce que vous voyez est ce que vous obtenez]). Il permet à un plus grand nombre de personnes qui ne sont pas des programmeurs de contribuer à la conception et à l'itération du contenu.
Nous avons élaboré la conception du prototype grâce à une série d'ateliers de collaboration intensifs avec des experts en approvisionnement des SPAC. Ainsi, nous avons pu développer un prototype avec plusieurs innovations, notamment :
Interface de recherche rationalisée et affichage de l'appel d'offres
L'expérience de recherche prototypique utilisait une seule boîte de recherche sur la page d'accueil.
Le prototype d'AchatsCanada (en anglais seulement).
Texte d'en-tête : CanadaBuys. Il y a un champ de recherche intitulé « Rechercher les opportunités actives du gouvernement du Canada ». Sous le champ de recherche se trouve un lien vers « Modifications apportées aux marchés publics - ce que les fournisseurs actuels doivent savoir ».
Elle présentait ensuite un ensemble simplifié d'options à facettes pour réduire les résultats.
Un example de les facettes (en anglais seulement).
Les facettes sont énumérées dans cet ordre : Catégorie et code, Lieu, Type d'avis, Qui peut soumissionner, Acheteur.
Les options étaient centrées sur les considérations pouvant aider les fournisseurs à éliminer rapidement les options non pertinentes.
- De quel genre d'opportunité s'agit-il? Une demande de propositions (DP) ou une invitation à se qualifier pour une offre à commandes ou un arrangement d'approvisionnement permanent?
- Suis-je qualifié à répondre?
- Cela correspond-il à ce que je vends ou à ce que je fournis?
- Quand et où le travail doit-il être effectué?
- Quelle est la date limite de réponse?
Affichage lisible du résumé de l'opportunité
Dans le prototype, les soumissions étaient formatées de façon à fournir l'information essentielle dans un format unique et facile à lire. Le modèle « sur cette page » a été utilisé pour faciliter la navigation. Encore une fois, le plus important était de faciliter la manière dont les fournisseurs pouvaient déterminer :
- les produits recherchés par les acheteurs
- les critères d'évaluation
- la manière de trouver des partenaires potentiels
Modèle de document détaillé pour les DP et les énoncés des travaux
Actuellement, la plupart des DP sont seulement publiées en format PDF. Les entreprises doivent télécharger le PDF avant de pouvoir l'analyser ou faire une recherche dans le document. Le prototype a essayé d'utiliser un format HTML navigable pour les documents longs. Il contenait une table des matières interactive permettant aux gens d'accéder facilement à des sections clés comme l'énoncé de travail.
Hiérarchie navigable pour les codes de produits et de services
Le prototype utilisait une simple recherche par mot clé pour aider les entreprises à trouver le code UNSPSC ou NIBS pour un produit ou un service en particulier. Les résultats affichaient la hiérarchie complète du contexte et permettaient aux utilisateurs de naviguer dans l'arborescence.
Services de développement d'applications client sur Internet ou intranet (en anglais seulement).
Le texte de l'en-tête se lit : Services de développement d'applications client sur Internet ou intranet. Le code UNSPSC pour ce type de service est indiqué en gras sous le titre : 81111509.
La hiérarchie du code est indiquée dans un encadré de couleur :
- Codes de catégorie (UNSPSC)
- Services (segments 70-94)
- Technologie, recherche et ingénierie – 81000000
- Services informatiques – 81110000
- Ingénierie logicielle ou matérielle – 81115000
- Services de développement d'applications clients Internet ou intranet - 81111509
Un assistant aidant les fournisseurs à identifier leur meilleure « méthode d'approvisionnement »
Savoir s'il existe un arrangement en matière d'approvisionnement permettant à votre entreprise de se préqualifier pour les occasions gouvernementales est l'un des aspects les plus complexes de l'apprentissage du fonctionnement de l'approvisionnement. L'assistant prototypé a simplifié cette tâche. Il posait des questions simples et présentait les meilleurs choix pour votre produit ou votre service.
Identifier leur meilleure « méthode d'approvisionnement » (en anglais seulement).
Le texte de l'en-tête de l'assistant se lit comme suit : Trouvez la meilleure façon de concurrencer pour les marchés publics. Il explique : Nous avons peut-être une méthode d'approvisionnement privilégiée ou obligatoire pour l'achat de certains biens ou services. Cette explication est suivie d'une question simple : Qu'est-ce que vous vendez ou fournissez? Les options sont les suivantes : Matières premières, équipement industriel, composants et fournitures, produits d'utilisation finale et services. Vous trouverez ci-dessous un bouton intitulé « Continuer ».
Mesure des taux de réussite du nouveau prototype AchatsCanada
Ce graphique présente une comparaison des taux de réussite des tâches entre les tests de référence et les tests de validation pour l'ensemble des 37 participants.
Taux de réussite des tâches – tableau
| Tâche | Succès | Trouvabilité |
|---|---|---|
| Appel d'offres (aménagement paysager) | 11 % | 58 % |
| Joignez-vous à la Liste des fournisseurs intéressés | 39 % | 79 % |
| Énoncé des travaux | 6 % | 79 % |
| Appel d'offres (correction d'épreuves) | 41 % | 89 % |
| Travail à distance | 0 % | 95 % |
| Dates + offre permanente | 11 % | 53 % |
| Recherche dans le NIBS | 29 % | 47 % |
| Arrangement en matière d'approvisionnement | 22 % | 47 % |
Principaux facteurs de réussite
Voici les caractéristiques du prototype qui ont eu la plus grande incidence sur les taux de réussite :
- moins de mots, étiquettes claires, langage simple
- expérience de recherche rationalisée avec des choix moins nombreux et plus clairs pour réduire les résultats
- information simplifiée et lisible sur l'avis d'appels d'offres répondant aux questions clés pour déterminer la pertinence et l'admissibilité
- aucun PDF
Demander les résultats de recherche
Si vous souhaitez voir les conclusions de recherche détaillés de ce projet, envoyez-nous un courriel à dto.btn@tbs-sct.gc.ca.
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